Menggunakan Trello untuk Wedding Planning

Sulit jika dalam merencanakan sesuatu, rencana tsb hanya berputar-putar di kepala, tanpa ada catatan atau dokumentasi terkait rencana tsb. Apalagi ini pernikahan, sebuah momen yang insyaallah hanya untuk sekali seumur hidup.

Saya bisa dibilang ga pernah berpikir untuk menuangkan planning itu di atas kertas. Udah jarang nulis pake tangan, tulisan tambah jelek, riweuh juga kayaknya, kekeke. Pilihan jatuh ke laptop saya. Ada checklist persiapan pernikahan, tapi saya merasa checklist saja tidak cukup. Sempat kepikiran untuk nulis-nulis, corat-coret, dan brainstorming si wedding planning di Ms. OneNote. Bentuknya yang mirip buku agenda sepertinya pilihan yang tepat. Suatu hari Evan bilang ke saya, kalau bisa catatan saya itu di-share ke dia, biar dia kebayang juga apa yang mesti dia siapkan. Saya jadi mikir lagi, gimana caranya nge-share kalau catatan saya itu ada di Ms. OneNote.

Lalu di hari lain dalam random chatting tiba-tiba saya dapat ilham untuk bikin wedding planning di Trello, aplikasi project management yang biasa digunakan di kantor saya untuk manajemen pengembangan perangkat lunak. So geek huh? Haha.

Trello: Organize anything, together

Saya kenal Trello sejak saya bekerja di Harmonix 360. Trello adalah sebuah layanan berbasis web yang membantu mengelola project yang kita kembangkan baik itu sendiri atau dalam suatu tim. Trello bisa dianalogikan sebagai papan tulis atau dinding yang kita tempeli post-it berisi ide, todo list, progress, dsb. Saya ga akan jelasin lebih lanjut fitur dan cara pakai Trello ini gimana. Bisa eksplorasi sendiri di http://trello.com/tour.

Karena kenalnya dari kantor tempat saya bekerja, saya kira Trello ini hanya digunakan pada software development saja, terutama yang mengadopsi agile software development seperti Kanban atau Scrum. Tapi setelah browsing lagi, ternyata Trello ini pun bisa digunakan untuk hal lain yang biasa dilakukan dalam kehidupan sehari-hari. Ditambah pula ternyata ada card Wedding Planning di list Usage Examples di board ini.

Saya pun makin mantap untuk pakai Trello, apalagi Trello ada mobile app-nya. Jadi saya bisa memantau kapan saja dan di mana saja.

My Board: Reisha & Evan Wed Prep

Mari bahas tentang bagaimana saya menggunakan Trello untuk wedding planning saya. Saya membuat board khusus yang member-nya saya dan Evan. Ya walaupun persiapan pernikahan sebenarnya melibatkan keluarga, tapi ga usah diajarin pake Trello semua lah, rempong, kekeke.

Setelah create board di Trello, akan ada tiga list default: To Do, Doing, Done. Saya putuskan untuk langsung pakai ketiga list ini. Poin-poin yang perlu disiapkan saya terjemahkan jadi card di list To Do. Jika saya menyiapkan atau mengerjakan suatu card, card tsb saya pindahkan ke list Doing, dan jika sudah selesai card-nya dipindahkan ke list Done. Dengan demikian saya dan juga Evan bisa dapat gambaran persiapannya sudah sampai mana. Belakangan saya tambahkan list Information yang terutama berisi card informasi tanggal akad nikah dan resepsi serta bahan bacaan terkait pernikahan.

Dalam tiap card, saya assign siapa yang perlu menyiapkan hal yang tertera di card tsb. Bisa jadi saya sendiri, Evan sendiri, atau kami berdua. Tiap card juga diberi deskripsi berupa penjabaran tentang card tsb. Jika dibutuhkan, saya tambahkan juga sejumlah checklist di card, seperti todo list untuk card tsb, apa saja yang mesti dibeli atau disediakan untuk card tsb, dsb. Tak lupa saya beri label pada tiap card untuk membedakan apakah hal itu terkait persiapan, akad nikah, atau acara resepsi. Jika ada hal yang perlu dikomentari atau dibahas, kami tinggal komen di card bersangkutan.

Berikut sejumlah card yang saya buat, dikelompokkan berdasarkan label-nya:

Label Persiapan: Premarital check up, Foto prewedding, Kamar pengantin, Administrasi ke KUA, Perawatan pranikah.

Label Undangan: Undangan cetak, Wedding website, Wedding invitation FB.

Label Akad Nikah: Cincin kawin, Mahar, Pakaian akad nikah Reisha, Pakaian akad nikah Evan, Panjapuik Evan.

Label Baralek: Baju anak daro jo marapulai, Baju seragam keluarga, Pelaminan dan dekorasi, Konsumsi Baralek, Souvenir baralek, Buku tamu dan alat tulis, Sound system baralek, Slide foto Reisha-Evan, Wedding songs.

Label Akad Nikah dan Baralek: Perias pengantin, Dokumentasi foto dan video, Transportasi.

Kami terbantu sekali dengan board di Trello ini. Mungkin pemanfaatannya belum maksimal waktu itu, tapi udah lumayan banget. Silakan kalau mau mengikuti jejak kami menggunakan Trello (cieeeh..). Tentunya Anda bisa memodifikasi lagi list-nya dan menyesuaikan card-nya dengan kebutuhan pernikahan Anda.

Evan sebelumnya ga kenal Trello, tapi dijelaskan singkat dalam beberapa menit saja ia sudah bisa mengerti. Trello pada dasarnya mudah digunakan, tinggal bagaimana cara kita memanfaatkan fitur-fitur yang disediakan untuk meng-organize apapun yang ingin kita kerjakan.

Ah, bahagianya setelah melihat seluruh card pindah ke list Done.

image

Salam,

signature

Leave your comment