Aplikasi untuk Komunikasi dan Koordinasi dengan Rekan Kerja Saat WFH

Dulu, bekerja dari rumah atau tempat yang bukan kantor lebih beken disebut dengan istilah remote working. Tapi sejak ada pandemi COVID-19 ini dan orang-orang diharuskan untuk di rumah aja, istilah work from home alias WFH pun jadi lebih ngetren. Semuanya nyebut WFH, bahkan ibu rumah tangga yang emang sehari-hari di rumah pun sekarang namanya WFH, hehe.

Hingga saat ini kalau ditotal kayaknya udah ada hampir 3 tahun deh saya WFH. Dulu saya pertama kali WFH setelah menikah, karena saya pindah ke Balikpapan ikut suami, sementara kantor di Bandung masih mau kasih saya kerjaan. Saya resign ketika sudah hamil 7 bulan. Setelah melahirkan, 1 tahun lebih saya vakum dari kerjaan. Lalu kemudian saya mencoba cari proyek alias kerjaan freelance yang juga bisa saya kerjakan dari rumah.

Lalu kemudian saya jadi emak-emak yang kerja kantoran alias working mom. Saya sungguh menikmati masa-masa bekerja di kantor ini karena berasa refreshing setelah beberapa tahun lebih banyak di rumah. Jalan hidup berganti lagi ketika suami dapat beasiswa untuk lanjut S2 di Auckland. Kami sekeluarga pun pindah dan saya alhamdulillah masih bisa lanjut bekerja jarak jauh.

Baca juga: Kerja Remote dari Middle Earth, Seperti Apa Rasanya?

Selama kerja remote atau WFH, tentu suasananya berbeda sekali dengan kerja di kantor. Kita tidak bisa tatap muka langsung dengan rekan kerja. Ga ada lagi ngobrol, becanda, dan makan bareng secara langsung. Namun demikian, kerja tetep mesti jalan dengan lancar donk ya.

Untungnya zaman sekarang itu udah banyak banget aplikasi yang membantu memudahkan karyawan ataupun kantor untuk WFH. Berikut saya list beberapa aplikasi yang pernah saya pakai selama WFH ini. Oia aplikasi yang saya sebut di sini bukan berarti aplikasi mobile di HP aja ya, tapi juga termasuk aplikasi berbasis web ataupun berbasis desktop.

Aplikasi untuk Komunikasi

Komunikasi adalah elemen penting dalam bekerja, apalagi saat kita tidak bisa bertatap muka. Aplikasi untuk komunikasi ataupun meeting yang pernah saya gunakan sebagai berikut.

Skype

Zaman dahulu ketika saya pertama kali pakai Skype (sekitar tahun 2009 apa ya?), Skype ini dipakai untuk teleponan via internet. Mayan banget soalnya, apalagi kalau yang ditelepon posisinya di luar negeri. Ga kebayang habis pulsa berapa itu ya kalo nelpon biasa, wkwk. Skype juga bisa dipakai untuk menelepon ke telepon biasa.

Ketika pertama kali bekerja, kami pakai Skype untuk komunikasi di kantor, saat itu banyakan pakai fitur chat-nya seingat saya. Emoticon di Skype lucu-lucu karena ada animasinya, ga statis kayak emoji di WhatsApp, hehe. Setelah resign, saya ga pernah pakai Skype lagi, ahaha. Ga tahu sekarang Skype udah kayak apa. Pastinya udah makin banyak sih fiturnya.


Telegram

Saya udah tahu Telegram dari lama, tapi saya baru install ketika komunikasi di kantor mewajibkan penggunaan Telegram. Dulu males banget install karena nambah-nambahin app di HP aja, padahal temennya ya itu-itu aja dan udah ada di WhatsApp. Setelah terbiasa dengan Telegram, saya jadi merasa bahwa Telegram ini sebenarnya punya banyak kelebihan daripada WhatsApp, tapi yaa susah juga buat bikin orang-orang beralih dari WhatsApp ke Telegram, huehe.

Di Telegram kita bisa pakai bot yang ada, atau bahkan bikin bot sendiri. Macam-macam sih guna bot ini. Paling gampang itu untuk polling atau nge-list kehadiran deh, tinggal klik-klik aja, ga perlu lagi bikin list dengan copy-paste kayak di WhatsApp.


Slack

Setelah Skype dan Telegram, di kantor yang dulu ataupun sekarang, akhirnya coba pakai Slack. Slack ini platform komunikasi yang memang dirancang untuk workspace. Di dalamnya kita bisa chat, diskusi dalam grup, bikin channel pengumuman, dan sharing dalam satu tempat. Kalau di Skype dan Telegram bisa dipakai untuk komunikasi dengan orang lain juga (kadang malah jadi susah bikin batasan mana kerjaan mana komunikasi pribadi), di Slack ini terbatas hanya untuk karyawan kantor itu aja.

Slack sekarang juga bisa diintegrasikan dengan berbagai aplikasi lain. Kalau saat ini yang kepake banget buat saya itu sync dengan Google Calendar, jadi ketika mau ada meeting atau agenda lainnya dari Google Calendar, kita dikirimin notifikasi di akun Slack kita. Lalu Slack ini juga dipake untuk ngisi semacam daftar hadir selama WFH ini, pakai bot kayaknya.


Workplace by Facebook

Workplace ini platform yang dibikin Facebook untuk enterprise. Jadi di dalamnya ya kayak Facebook aja, tapi isinya cuma karyawan dari kantor itu. Di dalam Workplace ini kita bisa bikin grup-grup seperti halnya grup-grup di Facebook. Kita juga bisa update status, posting foto, memberikan komentar, dan sebagainya seperti di dalam Facebook.

Dulu Workplace ini lebih sering saya buka kalau ada live streaming diskusi atau acara khusus dari kantor, karena biasanya ditayangin di situ. Tapi belakangan udah jarang sih. Saya sampai udah lupa kapan terakhir saya buka Workplace ini, ahaha.


Google Hangouts

Untuk keperluan video call saya juga pernah pakai Google Hangouts. Dulu berasa keren istilahnya hangouts, wkwk. Dengan modal akun Gmail saja kita sudah bisa video call dengan rekan kerja. Enaknya sih karena bisa dipakai dari browser, jadi ga perlu install app lagi kayak Skype.


Google Meet

Ketika akhirnya meeting dengan Google Meet, saya kira Google Meet ini Google Hangouts yang dulu deh, tapi cuma ganti nama. Eh ternyata beda barang, wkwk. Kalau kata temen saya, Google Meet ini versi sultan karena yang bisa pakai hanya yang punya akun G Suite, yang mana berbayar. Beda dengan Gmail yang gratisan, huehe. Kantor sih udah pakai G Suite, jadi saya tinggal pakai.

Biasanya kami kalau ada meeting bakal dijadwalin di Google Calendar. Saat bikin event di Google Calendar, ada opsi untuk menambahkan link meeting-nya. Jadi ketika invitation dikirim ke email peserta, di dalamnya langsung ada link meeting-nya. Kabarnya awal Mei ini Google mau menggratiskan Google Meet ini, buat nyaingin Zoom mungkin. Ditunggu aja ya, huehe.


Aplikasi untuk Koordinasi dan Kolaborasi

Kali ini yang masuk golongan aplikasi untuk koordinasi, kolaborasi, dan project management. Tapi mungkin ga bakal familiar buat semua orang, hehe.

Trello

Trello adalah aplikasi yang membantu mengelola project yang kita kembangkan baik itu sendiri atau dalam suatu tim. Trello bisa dianalogikan sebagai papan tulis atau dinding yang kita tempeli post-it berisi ide, todo list, progress, dan sebagainya.

Trello ini tidak hanya bisa digunakan untuk software development saja, tapi juga bisa digunakan untuk kehidupan sehari-hari. Saya pernah pakai Trello ini untuk menyusun dan memantau progress draft tulisan saya di blog, bahkan pernah juga dipakai untuk perencanaan pernikahan saya. Trello juga simpel banget, jadi orang awam pun bisa pakai.

Baca juga: Persiapan Pernikahan E♡R: Menggunakan Trello untuk Wedding Planning


Basecamp

Basecamp ini aplikasi untuk project management juga komunikasi internal tim. Dulu pakai Basecamp karena fiturnya lebih banyak daripada Trello kalau ga salah. Saya jarang pakai sih dulu karena waktu itu bagian saya cukup pakai Trello aja, huehe.


Jira

Jira ini juga aplikasi untuk project management, banyak dipakai oleh pengembang software berbasis agile. Fiturnya komplit banget deh. Di dalamnya ada board kayak Trello juga, tapi masih banyak fitur lain seperti untuk membuat roadmap, generate report dari performance anggota tim, dan bisa dihubungkan dengan repository kode program juga.


Confluence

Confluence ini sepemahaman saya dipakai lebih ke penyimpanan info, knowledge, dan dokumentasi segala hal terkait pekerjaan. Semacam organizer kali ya. Di dalamnya kita bisa bikin berbagai catatan, bisa dikomentari juga kalau mau didiskusikan. Di dalamnya udah disediain berbagai template, jadi kalau mau bikin dokumentasi itu lebih mudah. Bisa dihubungkan ke aplikasi lain juga termasuk Jira.


FunRetro

Ini mayan spesifik sih. Jadi di tiap Scrum sprint di kantor, ada meeting yang namanya sprint retrospective. Di meeting ini kita evaluasi bagaimana keberjalanan sprint sebelumnya, apa yang berhasil dicapai dan apa yang mesti di-improve. Di FunRetro ini tiap orang dalam tim bisa nulis pendapatnya masing-masing. Enaknya sebelum meeting, apa yang sudah ditulis orang lain ini bisa di-blur dulu sehingga ga kebaca sama orang lain. Gitu aja sih, huehe.


Aplikasi untuk File Management

Penyimpanan file untuk kerja remote ini tentunya enakan di cloud ya. Biar gampang kalau mau di-share ke rekan lainnya. Ini udah umum dipakai juga nih pastinya.

DropBox

Dulu banget DropBox ini berjaya deh untuk penyimpanan file di cloud. Berbagi file identik dengan DropBox. Tapi sekarang DropBox udah kalah saing sih kayaknya dengan aplikasi lain yang dibikin raksasa IT, heuheu.


Google Drive

Google Drive dengan penyimpanan cloud-nya, juga sepaket dengan Google Docs, Google Sheets, Google Slides, dan Google Form, udah paket komplit dah sekarang untuk file management. Apalagi kalau email kantor menggunakan layanan Google juga. Semua jadi Google-based. Karena sekarang lebih sering pakai Google ini, saya jadi merasa asing deh dengan Ms. Office, wkwk.

Eh mayan banyak juga ternyata ya kalau di-list, ihihi. Ya, demikianlah aplikasi yang pernah saya gunakan biar WFH tetap lancar. Kamu pernah pakai yang mana? 

Salam,

Reisha Humaira

4 thoughts on “Aplikasi untuk Komunikasi dan Koordinasi dengan Rekan Kerja Saat WFH

    • 30 April 2020 pada 20:02
      Permalink

      Paling jernih gambar untuk video call kah maksudnya? Wah saya ga bisa bandingin euy, karena makainya dalam waktu yang berbeda-beda, hihi. Dan selama ini saya pakai sesuai kebutuhan aja, mana yang dipakai sama yang ngadain meeting, itu yang saya pakai. Kalau akhir-akhir ini di kantor pakainya Google Meet.

      Dan untuk video call sendiri saya jarang pakai fitur videonya. Seringnya saya join tanpa aktifkan video, hehe. Teman-teman kantor pun begitu. Yang ditampilin di layar biasanya share screen dari apa yang mau dibahas, hehe.

      Balas
  • 2 Mei 2020 pada 05:09
    Permalink

    hal lain yg perlu diperhatikan tentang jernih tidaknya kualitas video saat vidcon juga tergantung kualitas jaringan dan kamera yg digunakan.

    Balas
    • 5 Mei 2020 pada 23:39
      Permalink

      Betul sekali, jaringan dan kamera itu juga sangat menentukan.

      Balas

Leave your comment

%d blogger menyukai ini: