Mengurus Pindah KK Antar Provinsi Secara Online

Bulan lalu saya sekeluarga akhirnya pindah ke Kartu Keluarga (KK) baru, dari Kota Padang ke Kota Tangerang Selatan. Dari sekian pengalaman saya ngurusin hal-hal yang terkait dengan Disdukcapil, baru kali ini saya merasa lumayan puas dengan prosesnya. Proses mengurus pindah KK bisa dilakukan secara online, cepat, dan tidak berbelit-belit.

Saya masih ingat dulu setelah menikah, ketika mengurus KK baru, lelah rasanya karena mesti urus surat pengantar berjenjang dari RT, RW, dst. Lalu nunggu KK-nya selesai lumayan lama pula, gara-gara pejabat yang mesti menandatangani KK itu lagi dinas ke luar kota. Hadeh hadeh. Belum lagi drama ngurus e-KTP yang sungguh-sungguh bikin emosi.

Oleh karena itu, selama 8 tahun menikah, walau udah beberapa kali pindah tempat tinggal, kami ga pernah mengurus pindah KK lagi supaya sesuai dengan domisili. Kami memilih bertahan terdaftar sebagai warga Kota Padang walaupun kami ga pernah tinggal di Padang. Saya males melalui urusan birokrasi yang berbelit-belit, sementara kami belum tentu juga bakal tinggal lama di kota tersebut.

Berhubung sekarang sudah ada kebutuhan untuk punya KK sesuai domisili saat ini, akhirnya kami coba jalani prosesnya. Alhamdulillah sudah banyak perubahan dibanding 8 tahun lalu.

Jadi bagaimana caranya mengurus pindah KK antar provinsi secara online? Begini pengalaman kami.

Mengurus Surat Keterangan Pindah (SKPWNI) dari Kota Padang

Hal pertama yang harus dilakukan ketika mau pindah KK adalah mengurus SKPWNI dari Disdukcapil daerah asal. SKPWNI ini nantinya diperlukan ketika kita akan mengajukan pindah datang ke daerah tujuan. Kebetulan dari akhir November 2021 lalu kami mudik ke Padang karena adik ipar saya mau nikah. Kesempatan mudik ini mau saya gunakan untuk mengurus si SKPWNI.

Sebelumnya saya coba cari kontak Disdukcapil Padang dan saya menemukan nomor WA-nya di akun IG @disdukcapil.padang. Saya menanyakan terlebih dahulu bagaimana proses pengurusan SKPWNI dan apa saja syarat yang diperlukan, biar ga ada yang kelewat disiapkan.

Surprisingly, jawabannya: silakan dilakukan secara online. Saya dikasih link video sebagai panduan untuk mendapatkan SKPWNI melalui aplikasi online Disdukcapil Kota Padang. Saya tanya lagi, prosesnya berapa lama? Katanya akan diproses dalam 1×24 jam. Wow, ekspres ya.

Saya coba tonton videonya sekilas, lalu saya pastikan lagi, berarti ini cukup online aja, dan saya ga perlu datang ke kantor Disdukcapil? Katanya, iya. Waaah, berarti saya sebenarnya ga mesti nunggu ke Padang ya untuk mendapatkan SKPWNI ini.

Web online.disdukcapil.padang.go.id ternyata hanya bisa diakses pada hari kerja jam 8.00-16.00 WIB. Di luar itu webnya ga bisa dibuka. Awal-awal agak aneh sih rasanya, online tapi kok ya ga 24 jam. Tapi ya udahlah, hehe.

Tanggal 1 Desember 2021 saya coba isi formnya sesuai petunjuk di video. Saya isi semua data yang diminta dan meng-upload foto KK. Namun tak lama kemudian saya dapat email bahwa prosesnya tidak bisa dilanjutkan karena saya tidak meng-upload persyaratan lain, yakni foto dari alamat lengkap tujuan pindah yang ditulis tangan di selembar kertas.

Hadeh. Saya cek lagi di videonya ternyata ada disebutin soal alamat tujuan pindah ini. Kelewat rupanya, maklumlah nontonnya sekilas doank, hihi. Tapi ya agak sebel juga kenapa isian alamat tujuan pindah itu mesti berupa upload file, kan mending pakai text field biasa aja.

Saya ulang lagi isi form pengurusan SKPWNI. Kali ini sudah dipastikan semua data diisi dengan lengkap. Keesokan paginya kami pun mendapatkan email yang berisi SKPWNI dalam format .pdf, bisa di-print sendiri sesuai kebutuhan. Tanda tangan pejabat Disdukcapil-nya menggunakan QR Code.

Udah deh, beres. Surprise banget, secepat dan sesimpel itu ternyata prosesnya. Ga perlu lagi dipingpong dari RT, RW, dst.

Mengurus Surat Keterangan Datang (SKDWNI) ke Kota Tangerang Selatan

Setelah balik dari Padang, rasanya masih mager banget untuk lanjutin urusan pindah KK ini. Alhasil prosesnya baru kami lanjutkan tanggal 30 Desember 2021, wkwk. Kalau 8 tahun yang lalu sih di SKPWNI saya itu ada keterangan berlakunya cuma selama 30 hari setelah diterbitkan. Namun di SKPWNI yang sekarang ini ga ada keterangan itu. Tapi buat jaga-jaga, mending jangan kelamaan juga lanjutin prosesnya, hehe.

Persyaratan Pindah Datang WNI ke Kota Tangerang Selatan

Di web disdukcapil.tangerangselatankota.go.id sudah ada penjelasan lengkap persyaratan dari semua pelayanan yang tersedia. Jadi tinggal diikuti aja.

Yang saya ikuti adalah PINDAH DATANG WNI ANTAR KABUPATEN/KOTA/ANTAR PROVINSI & PAKET KARTU KELUARGA. Persyaratannya sebagai berikut:

1. Mengisi formulir F-1.03 (formulir pendaftaran perpindahan penduduk).
2. Surat Keterangan Pindah WNI (SKPWNI).
3. Mengisi formulir FD-02 (jika tinggal di rumah milik sendiri/keluarga) atau FD-03 (jika tinggal di rumah kontrakan, kos, atau asrama).
4. KTP-el dan/atau KIA dari daerah asal.
5. Mengisi formulir F-1.02 (formulir pendaftaran peristiwa kependudukan untuk pembuatan KK).
6. Mengisi formulir F-1.06 (surat pernyataan perubahan elemen data kependudukan di KK).
7. Asli Kartu Keluarga yang ditumpangi (apabila menumpang KK).
8. Buku Nikah / Akta Perkawinan / Akta Perceraian.
9. Mengisi formulir F-1.05 (jika perkawinan/perceraian belum tercatat).
10. Mengisi formulir FD-04 (jika ada anak di bawah 17 tahun yang diberikan kuasa pengasuhan ke keluarga lain).

Prosesnya juga online, dilakukan di web siakcapil.tangerangselatankota.go.id. Webnya ternyata juga cuma bisa digunakan pada hari kerja. Untuk mengurus KK, waktunya dari jam 08.00-12.00 WIB saja.

Pengalaman Mengurus Pindah Datang di Aplikasi SIAKCAPIL Kota Tangerang Selatan

Untuk mengurus pindah datang, kita tinggal buka web SIAKCAPIL lalu klik menu Pindah Datang. Ga perlu mendaftar (buat akun) ataupun login dulu. Selanjutnya kita bisa isi formnya.

Menurut saya form ini agak tricky ngisinya. Di isian dokumen pendukung itu kita mesti meng-upload file berupa foto dalam format .jpg atau .jpeg, maksimal 1MB saja per dokumen. Persyaratan yang mesti di-upload ada banyak, sementara field upload-nya cuma sedikit. Bakal lebih enak kalau bisa upload file .pdf dan batas ukurannya lebih besar. Tapi ya udahlah, diikuti aja.

Jadi biar semua lengkap, akhirnya beberapa foto berkas saya kolase jadi satu file, lalu saya compress biar ukuran file-nya tidak lebih dari 1MB. Detailnya sebagai berikut.

• Formulir F-1.02 dan F-1.03 saya print, isi data dan ditandatangani suami, difoto masing-masing, lalu dikolase jadi satu file. Ini saya upload di field F-1.03.

  Di formulir F-1.03 ada isian kode SHDK di daftar keluarga yang pindah. Ga ada penjelasannya di sana jadi saya Googling dulu, heuu. Jadi, SHDK itu adalah Status Hubungan Dalam Keluarga, diisi dengan menuliskan nomor: 01 (Kepala Keluarga), 02 (Suami), 03 (Istri), 04 (Anak), 05 (Menantu), 06 (Cucu), 07 (Orang Tua), 08 (Mertua), 09 (Famili Lainnya), 10 (Pembantu), atau 11 (Lainnya).

• SKPWNI yang berupa file .pdf saya convert ke file .jpg lalu dikasih tanda tangan suami. Ini di-upload di field SKPWNI.

• Field KTP Pemohon saya isi dengan file foto KK lama dan foto e-KTP suami yang dikolase jadi satu. Saya sengaja taruh foto KK di situ karena cuma itu yang masih sepi kolasenya.

• Berhubung saat ini saya tinggal di rumah kontrakan, saya harus mengisi formulir FD-03. Isinya surat pernyataan persetujuan dari pemilik rumah bahwa kita akan menggunakan alamat rumahnya untuk dokumen kependudukan kita.

  Jadi, jauh sebelum mengurus pindah KK ini kami sudah tanya duluan ke pemilik rumah. Pas eksekusi tinggal minta tanda tangan (di atas meterai 10 ribu juga) dan foto e-KTP pemilik rumah. Foto FD-03 yang sudah diisi dan foto e-KTP pemilik rumah saya kolase jadi satu file. Ini saya upload di field FD-02/FD-03.

• Formulir F-1.06 diisi hanya jika ada data dalam KK yang mau diubah. Kami waktu itu kepikiran untuk sekalian update data pendidikan terakhir, jadi formulir ini juga kami print dan isi. F-1.06 ini butuh meterai 10 ribu.

  Sebagai berkas pendukung, kami lampirkan foto ijazah terakhir. Jadi foto F-1.06 yang sudah diisi, ijazah suami, dan ijazah saya dikolase jadi satu file. Dan berhubung ga nemu field untuk F-1.06, saya masukin aja ke bagian Bukti Pendukung FD-02/FD-03.

• Saya ga lihat field untuk upload foto buku nikah, jadi ga saya upload deh. Begitu pula persyaratan yang lain yang tidak diperlukan.

Setelah isi form pertama kali ini, pengajuan saya ditolak juga karena kurang foto e-KTP pemilik rumah. Hadeh, padahal udah ada cuma memang posisinya saya taruh di bawah foto FD-03 dan ukurannya kecil, mungkin ga kelihatan.

Besoknya saya isi lagi formnya, trus foto FD-03 dan e-KTP pemilik rumah saya edit, taruh e-KTP-nya di atas biar lebih jelas. Alhamdulillah kali ini lancar dan kami dapat e-mail balasan.

Di email balasan ini ada 2 file .pdf lampiran, yakni SKDWNI dan KK baru. Namun di email juga disebutkan hal ini:

SILAHKAN CETAK SKDWNI UNTUK PROSES Kartu Keluarga (KK) dan akta kelahiran anak usia 0-18 thn di Kantor Kelurahan sesuai domisili penduduk dan lampirkan fotocopy semua dokumen penduduk yang valid dan sah pada waktu pemutakhiran KK Baru.

Dan masih ada list 12 hal yang mesti disiapkan untuk ke kantor kelurahan.

Saya bingung, di email udah ada KK baru, tapi kok masih disuruh ke kantor kelurahan untuk memproses KK? KK barunya itu alamatnya udah sesuai alamat saat ini, nomor KK juga baru. Hanya saja kolom data pendidikan terakhir masih belum berubah, padahal kan saya udah upload F-1.06 juga. Lalu di KK baru ini ada tambahan kolom golongan darah, dan semua diisi “Tidak Tahu”.

Mengurus Perubahan Data KK di Kota Tangerang Selatan

Saya ga tahu apakah sebenarnya dengan KK yang ada di email itu kami berarti sudah terdaftar sebagai warga Kota Tangerang Selatan. Jadi saya ikutin aja deh instruksi di email. Tanggal 7 Januari 2022 saya datang ke kantor kelurahan dengan membawa semua berkas yang dibutuhkan. Kudu ada proses offline juga deh jadinya.

Alhamdulillah kantor kelurahan sepi, tapi ketika saya datang sudah ada 1-2 orang lain yang sedang nunggu antrean. Kantor kelurahannya lumayan gede, tapi loket untuk urusan kependudukan ini cuma ada satu, jadi mayan lama juga nunggunya, heuu.

Setelah dipanggil, saya ceritain deh kalau saya urus pindah KK dan saya tunjukin email yang diterima. Si bapak cek-cek lalu bakal diproses katanya. Prosesnya ternyata ngisi form di SIAKCAPIL juga, tapi kali ini orang kelurahan yang ngisiin. Bahkan karena butuh akun, si bapak juga yang daftarin untuk bikin akunnya. Katanya nanti bakal dikabari, jadi saya bisa pulang dan tinggal tunggu email.

Saya coba tanya terkait KK yang udah ada di email. Kata si bapak, kalau pindah KK satu keluarga gitu biasanya memang langsung jadi KK-nya. Jadi sebenarnya kalau ga ada data yang mau diubah, ya udah selesai prosesnya. Tapi karena ini masih ada yang mau diubah, jadi mesti diurus lagi.

Yang saya herankan adalah kenapa Disdukcapil ga langsung sekalian mengubah data KK kami, padahal kan udah dilengkapi persyaratannya. Kalau udah berubah kan saya ga perlu nunggu lagi, heuu.

Ah tapi ya sudahlah, untungnya urusannya cukup ke kelurahan aja. Kantor kelurahan masih dekat soalnya dari rumah, kalau kantor Disdukcapil jauh. Dan karena bakal ngubah data juga, selain data pendidikan, sekalian deh saya lengkapin data golongan darah sama nomor paspor.

Tanggal 11 Januari 2022 akhirnya kami menerima email yang berisi file .pdf KK baru. Alhamdulillah akhirnya selesai juga, horeee. Oia KK yang sekarang itu tinggal di-print sendiri di kertas biasa. Tanda tangan pejabat Disdukcapil-nya pakai QR Code aja. Sejujurnya saya lebih suka berkas KK yang lama sih, karena kertasnya kan khusus ya, hehe.

Catatan dan Tips Mengurus Pindah KK Secara Online

Dari pengalaman saya mengurus pindah KK online, ada beberapa hal yang bisa saya catat:

• Hingga saat ini tiap daerah masih pakai sistem kependudukan sendiri-sendiri, jadi untuk info lebih jelasnya silakan cek ke Disdukcapil sesuai domisili masing-masing ya. Sudah banyak sih mestinya yang bisa online.
• Walau sistemnya beda-beda, pada dasarnya kalau mau urus pindah KK prosesnya mirip-mirip aja. Urus SKPWNI dulu, lalu bikin SKDWNI, baru bisa urus KK baru.
• Dipikir-pikir sebenarnya proses pengurusan pindah KK ini bisa cepet banget kalau semua langsung dilakukan berkesinambungan dan semua persyaratan di-upload dengan lengkap. Bisa beres dalam seminggu mestinya. Saya karena ngurusnya selow jadi ya gitu deh, bikin SKPWNI udah dari awal Desember, tapi baru punya KK baru di bulan Januari, hehe.
• Biaya yang saya keluarkan selama proses urus pindah KK ini hanyalah untuk beli meterai untuk formulir F-1.06. Itu pun karena saya mau ubah data dalam KK. Kalau ga ada yang berubah, bisa ga keluar biaya sama sekali.
• Menurut saya sistem online punya pemerintah ini masih butuh improvement di sana-sini, misalnya saja dari segi UI/UX webnya. Kadang saya tuh gemes sendiri pas isi form, hehe. Bisa dimaklumi sih sebenarnya, pasti kurang tenaga IT yang mumpuni, huehe. Tapi semoga seiring berjalannya waktu sistemnya bakal terus membaik.
• Setelah pindah domisili KK, berarti e-KTP juga perlu diganti. Nah saya juga hepi karena proses ganti e-KTP-nya sekarang less drama. Saya ceritain terpisah di tulisan Mengganti e-KTP Setelah Pindah KK di Tangerang Selatan ya. 😀

—

Demikian deh pengalaman kami mengurus pindah KK online, antar provinsi dari Kota Padang ke Kota Tangerang Selatan. Semoga bermanfaat ya. Ada yang pernah urus KK online juga? Share yuk. 😀

Salam,